Tugas dan Fungsi

Tugas dan Fungsi

Tugas dan Fungsi Biro Umum dan Administrasi Pimpinan

Biro Umum dan Administrasi Pimpinan mempunyai tugas membantu Asisten Administrasi Umum dalam penyiapan pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang ketatausahaan, rumah tangga pimpinan, administrasi keuangan dan aset SETDA, serta pelayanan administrasi pimpinan.

Peraturan Gubernur Papua Nomor 3 Tahun 2024 — Pasal 50 s.d. 59

Fungsi Biro Umum dan Administrasi Pimpinan

Pasal 50 ayat (2)

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Biro Umum mempunyai fungsi:

a.Perumusan program kerja di bidang umum
b.Pengkoordinasian urusan di bidang administrasi keuangan dan aset SETDA, ketatausahaan, dan rumah tangga pimpinan
c.Penyelenggaraan kegiatan urusan pemerintah provinsi di bidang ketatausahaan, rumah tangga pimpinan, administrasi keuangan dan aset SETDA, serta keprotokolan
d.Pelaksanaan koordinasi di bidang ketatausahaan, rumah tangga pimpinan, administrasi keuangan dan aset SETDA, serta keprotokolan
e.Pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi di bidang administrasi keuangan dan aset SETDA, ketatausahaan, dan rumah tangga pimpinan
f.Penyelenggaraan monitoring, evaluasi dan laporan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi di ketatausahaan, rumah tangga pimpinan, administrasi keuangan dan aset SETDA, serta keprotokolan
g.Pelaksanaan fungsi lain di bidang umum yang diserahkan oleh Gubernur, SEKDA atau Asisten Bidang Administrasi Umum

Bagian Tata Usaha Umum

Ketatausahaan pimpinan, pengelolaan kendaraan dinas, persuratan dan arsip SETDA

Pasal 52 – 53
Tugas Pokok

Membantu Kepala Biro dalam melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang tata usaha pimpinan, staf ahli dan asisten, pengelolaan kendaraan, serta tata usaha Biro, persuratan dan arsip.

Fungsi Bagian
a.Perumusan program kerja di bagian tata usaha
b.Penyiapan bahan dan pengkoordinasian penyelenggaraan ketatausahaan pimpinan dan staf ahli
c.Penyelenggaraan pelayanan di bidang pengelolaan kendaraan dinas di lingkungan SETDA
d.Penyelenggaraan pelayanan di bidang tata usaha biro, persuratan dan arsip di lingkungan SETDA
e.Pengawasan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang ketatausahaan pimpinan, staf ahli dan asisten, pengelolaan kendaraan, persuratan dan arsip
f.Pelaksanaan kegiatan pelayanan tata usaha pimpinan, staf ahli dan asisten, administrasi pimpinan dan ajudan, perjalanan dinas pimpinan dan ajudan
Sub Bagian (Pasal 53)

Sub Bagian Tata Usaha Umum

  • Penyiapan bahan ketatausahaan pimpinan, staf ahli dan asisten
  • Penyiapan dan pencatatan surat masuk dan keluar pimpinan
  • Pengendalian dan pengarahan surat masuk/keluar
  • Pengaturan pengelolaan surat yang ditandatangani pimpinan
  • Pelaksanaan pelayanan perjalanan dinas pimpinan dan ajudan
  • Tertib administrasi di bidang ketatausahaan pimpinan

Sub Bagian Pengelolaan Kendaraan

  • Administrasi, inventarisasi dan pemeliharaan kendaraan dinas SETDA
  • Pengurusan STNK, BPKB dan KIR kendaraan dinas
  • Pelayanan penggunaan kendaraan dinas di lingkungan SETDA
  • Koordinasi dan penjadwalan pengemudi kendaraan dinas
  • Penyiapan SPPD pengemudi kendaraan dinas
  • Pengaturan bahan bakar, asuransi dan pemeliharaan kendaraan

Sub Bagian Persuratan dan Arsip

  • Penyusunan kebijakan teknis surat menyurat dan naskah dinas SETDA
  • Pengelolaan, klasifikasi dan pengarsipan naskah dinas SETDA
  • Ekspedisi surat keluar secara langsung maupun melalui jasa pos
  • Penyimpanan dan pemeliharaan duplikat surat/naskah dinas
  • Penarikan arsip yang habis masa simpan dari satuan kerja SETDA
  • Pengelolaan arsip inaktif beserta depo arsip SETDA

Bagian Rumah Tangga

Pelayanan rumah tangga Gubernur, Wakil Gubernur, urusan dalam dan kelistrikan SETDA

Pasal 54 – 55
Tugas Pokok

Melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang urusan rumah tangga Gubernur, urusan rumah tangga Wakil Gubernur, serta urusan dalam dan kelistrikan di lingkungan SETDA dan rumah jabatan.

Fungsi Bagian
a.Penyiapan bahan dan pengkoordinasian kegiatan rumah tangga Gubernur
b.Penyiapan bahan dan pengkoordinasian kegiatan rumah tangga Wakil Gubernur
c.Penyiapan bahan dan pengkoordinasian kegiatan urusan dalam SETDA
d.Pelayanan rumah tangga Gubernur: pemeliharaan dan pengadaan sarana rumah jabatan, penyiapan konsumsi, pengelolaan barang inventaris
e.Pelayanan rumah tangga Wakil Gubernur dan SEKDA: penyiapan keperluan ruang kerja dan rumah jabatan, pengelolaan inventaris
f.Pelayanan urusan dalam: kelistrikan, sound system, telekomunikasi, penyiapan ruang rapat dan konsumsi, cleaning service SETDA dan VIP Bandara
Sub Bagian (Pasal 55)

Sub Bagian Rumah Tangga Gubernur

  • Penyiapan rencana kerja harian dan operasional Gubernur
  • Penyiapan keperluan ruang kerja dan Rumah Jabatan Gubernur
  • Penyiapan penerimaan tamu Gubernur dan Istri/Suami Gubernur
  • Pemeliharaan kebersihan, keindahan dan ketertiban Rumah Jabatan
  • Pencatatan dan pengelolaan inventaris Rumah Jabatan Gubernur
  • Pemeliharaan dan pengadaan sarana prasarana Rumah Jabatan

Sub Bagian Rumah Tangga Wakil Gubernur

  • Penyiapan rencana kerja harian dan operasional Wakil Gubernur
  • Penyiapan keperluan ruang kerja dan Rumah Jabatan Wakil Gubernur
  • Penyiapan penerimaan tamu Wakil Gubernur dan Istri/Suami
  • Pemeliharaan kebersihan dan ketertiban Rumah Jabatan Wagub
  • Pencatatan dan pengelolaan inventaris Rumah Jabatan Wagub
  • Pemeliharaan dan pengadaan sarana prasarana Rumah Jabatan

Sub Bagian Urusan Dalam

  • Penyiapan rencana kerja harian SEKDA, Asisten dan Staf Ahli
  • Penyiapan ruang rapat, tempat kegiatan dan konsumsi di lingkungan SETDA dan VIP Bandara
  • Pemeliharaan ruang kerja dan Rumah Jabatan SEKDA
  • Pemeliharaan kelistrikan, sound system dan telekomunikasi SETDA
  • Cleaning service SETDA, Rumah Jabatan SEKDA dan VIP Bandara

Bagian Administrasi Keuangan dan Aset

Keuangan, verifikasi, akuntansi, penatausahaan, pengamanan dan pemeliharaan aset SETDA

Pasal 56 – 57
Tugas Pokok

Melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang keuangan dan verifikasi SETDA, akuntansi, laporan keuangan dan penatausahaan aset SETDA, pengadaan, penggunaan, pengamanan dan pemeliharaan, serta penghapusan aset di lingkungan SETDA.

Fungsi Bagian
a.Pengkoordinasian dan pengelolaan administrasi keuangan dan aset di lingkungan SETDA
b.Pengkoordinasian kebijakan di bidang pengelolaan keuangan dan verifikasi lingkungan SETDA
c.Pelaksanaan kegiatan pengelolaan keuangan: penyiapan SPM, UP, GU, TU, LS untuk penerbitan SP2D dan verifikasi SPJ
d.Pelaksanaan kegiatan di bidang akuntansi, laporan keuangan, penyusunan LRA, LO, LPE, Neraca dan CALK SETDA
e.Pelaksanaan kegiatan di bidang pengadaan, penggunaan, pemeliharaan gedung SETDA dan pengamanan aset serta asuransi gedung dan rumah jabatan pimpinan
f.Penyiapan dokumen pencairan gaji, tunjangan, dan Tambahan Penghasilan Pegawai (TPP) pimpinan, staf ahli dan pegawai SETDA
Sub Bagian (Pasal 57)

Sub Bagian Keuangan dan Verifikasi SETDA

  • Penyiapan bahan SPM UP, TU, LS untuk penerbitan SP2D
  • Penelitian dan pemeriksaan realisasi APBD lingkup SETDA
  • Verifikasi pertanggungjawaban (SPJ) lingkup SETDA
  • Penerbitan Surat Perintah Pembayaran (SPP) lingkup SETDA
  • Penyiapan dokumen pencairan gaji, tunjangan dan TPP pegawai SETDA
  • Penyusunan laporan bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan SETDA

Sub Bagian Akuntansi dan Penatausahaan Aset

  • Identifikasi dan analisis verifikasi laporan pertanggungjawaban SETDA
  • Penyusunan Laporan Realisasi Anggaran (LRA) SETDA
  • Penyusunan Laporan Operasional (LO) dan LPE SETDA
  • Penyusunan Neraca Keuangan dan CALK SETDA
  • Penatausahaan aset di lingkungan SETDA
  • Rekapitulasi data realisasi anggaran dan laporan PAD SETDA

Sub Bagian Penggunaan, Pengamanan dan Pemeliharaan Aset

  • Pelaksanaan kebijakan penggunaan aset di lingkungan SETDA
  • Pelaksanaan kebijakan pengamanan aset di lingkungan SETDA
  • Pelaksanaan kebijakan pemeliharaan aset di lingkungan SETDA
  • Koordinasi pelaksanaan pengadaan dan penghapusan aset SETDA
  • Pemeliharaan gedung SETDA dan asuransi gedung/rumah jabatan pimpinan
  • Pemantauan dan evaluasi penggunaan, pengamanan dan pemeliharaan aset

Bagian Administrasi Pimpinan

Keprotokolan, kepegawaian SETDA, acara, pelayanan tamu dan komunikasi pimpinan

Pasal 58 – 59
Tugas Pokok

Melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan, pelaksanaan pemantauan dan evaluasi di bidang acara, pelayanan tamu dan hubungan keprotokolan, kepegawaian SETDA, serta komunikasi pimpinan.

Fungsi Bagian
a.Penyiapan bahan kebijakan daerah di bidang acara, pelayanan tamu, hubungan keprotokolan, kepegawaian SETDA dan komunikasi pimpinan
b.Pelaksanaan kegiatan di bidang acara: penyiapan perlengkapan dan kelengkapan acara/upacara, pembawa acara, dirigen, pembaca doa, dan perangkat lainnya
c.Pengaturan tata tempat acara, tata upacara dan tata penghormatan dalam acara maupun upacara resmi pemerintah daerah
d.Pelayanan tamu: penyiapan bahan penerimaan, akomodasi dan transportasi kunjungan tamu VIP, VVIP dan tamu lainnya
e.Pengurusan perjalanan dinas pendampingan keprotokolan kegiatan pimpinan
f.Penomoran Surat Perintah Tugas instansi pemerintah dalam rangka perjalanan dinas
Sub Bagian (Pasal 59)

Sub Bagian Protokol

  • Penyiapan bahan kebijakan pengaturan acara dan tata upacara/tata tempat
  • Koordinasi dan fasilitasi pengaturan acara/tata tempat resmi
  • Persiapan acara, upacara pelantikan, rapat dinas dan pertemuan resmi
  • Koordinasi gladi lapangan dalam acara kenegaraan/acara resmi
  • Penyiapan penerimaan, akomodasi dan transportasi tamu VIP/VVIP
  • Pengurusan perjalanan dinas pimpinan daerah

Sub Bagian Kepegawaian

  • Pengusulan perencanaan kepegawaian dan pengembangan karier ASN SETDA
  • Pengusulan penempatan, pengangkatan, mutasi dan kepangkatan ASN lingkup SETDA
  • Penegakan disiplin dan pengusulan pemberian penghargaan ASN SETDA
  • Pembinaan dan pengawasan di bidang perencanaan dan kepegawaian SETDA
  • Pengumpulan, pengolahan dan penyajian data kepegawaian lingkup SETDA

Sub Bagian Komunikasi Pimpinan

  • Penyiapan materi kebijakan, naskah sambutan dan pidato Kepala Daerah dan Wakil
  • Penggandaan bahan materi rapat dan materi kebijakan
  • Pelaksanaan fungsi juru bicara pimpinan dengan menjalin hubungan pihak terkait
  • Penghimpunan informasi penting berdasarkan kebutuhan Kepala/Wakil Kepala Daerah
  • Dokumentasi kegiatan pimpinan, notulensi rapat dan fasilitasi peliputan media
  • Publikasi kegiatan pimpinan kepada publik
Dasar Hukum Peraturan Gubernur Papua Nomor 3 Tahun 2024 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Papua. Pasal 50 sampai dengan Pasal 59.